1 范圍

本規(guī)范規(guī)定了文書檔案管理崗位的崗位職責、上崗標準和任職資格。

本規(guī)范適用于文書檔案管理工作崗位。

2 崗位職責

2．1 職能范圍與工作內容

2．1．1 負責收、發(fā)文件的處理，負責文件的收簽、傳閱、催辦及發(fā)文的登記編號，做到及時、準確、保案、無誤、事事有回音，件件有落實。

2．1．2 負責行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。

2．1．3 收集、整理全公司的行政公文，做到分類清楚，排列正確，保證文件的完整、齊全。

2．1．4 負責行政公文的借閱、使用工作和對外辦理資料調閱，索購手續(xù)等有關管理工作，做到查閱方便。

2．1．5 做好電話記錄，重大事情立即通知有關人員。

2．1．6 負責召開會議的通知和安排工作。

2．1．7 負責全公司報刊、雜志、信函、郵件的征訂、領取、分發(fā)、發(fā)送工作，指導通訊員工作，要求服務周到，征訂分發(fā)無差錯。

2．1．8 負責公司公用電報、信函的審定工作，及時與郵局聯(lián)系，按期結算報銷郵費，做到及時、迅速賬目無差錯。

2．2 工作關系

2．2．1 在主任（主管）領導下開展工作，并對其負責。

2．2．2 業(yè)務上接受上級主管部門的指導。

2．2．3 搞好與相關崗位的協(xié)作與配合工作。

2．3 文明辦公要求

2．3．1 堅守崗位，遵守紀律。

2．3．2 謙虛誠懇，團結同志。

2．3．3 禮貌待人，說話和氣，熱情耐心。

2．3．4保持室內清潔，各種物品，定置定位，擺放有序。

2．3．5 按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。

3 上崗標準

3．1 思想政治和職業(yè)道德

3．1．1 堅持四項基本原則，擁護黨的方針政策，政治上與黨中央保持一致，實事求是，密切聯(lián)系群眾，廉潔奉公，遵紀守法。

3．1．2 愛崗敬業(yè)，事業(yè)心和責任感強，忠于職守，開拓進取。

3．2 必備知識

3．2．1 熟悉文書學基本理論。

3．2．2 熟悉應用寫作概論。

3．2．3 熟悉上級和本單位文件保管的方法。

3．2．4 熟悉接聽記錄、收發(fā)電報及電報管理的基本要求。

3．2．5 熟悉本單位介紹信管理規(guī)定。

3．2．6 熟悉上級和本單位文件管理中的保密規(guī)定及措施。

3．2．7 熟悉文件收發(fā)、轉送的通信知識及要求。

3．2．8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。

3．2．9 熟悉秘書學基礎知識。

3．2．10 熟悉本單位文件制發(fā)的程序和方法。

3．2．11 熟悉本單位文件的各類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。

3．2．12 熟悉本公司和本單位關于印章使用、管理的規(guī)定。

3．2．13 熟悉文件版頭的格式及制作要求。

3．2．14 了解編輯工作的有關知識。

3．2．15 熟悉本公司文件報表的種類及編制要求。

3．3 政策法規(guī)

3．3．1 熟悉《中華人民共和國全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《中華人民共和國公司法》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產各級領導機關文件處理條例》。

3．3．2了解《中華人民共和國電力法》、《中華人民共和國勞動法》、《電力工業(yè)技術管理規(guī)定》及其他相關法律、法規(guī)。

3．4 技能要求

3．4．1 起草一般請示、報告、會議記要等文件。

3．4．2 獨立處理收發(fā)文件和進行文件傳遞。

3．4．3 對文件進行匯編和分類管理。

3．4．4 處理接聽電話、收發(fā)電報事宜。

3．4．5 正確使用和管理介紹信。

3．4．6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。

3．4．7 秘訣書學基礎知識。

3．4．8 本公司文件制發(fā)的程序和方法。

3．4．9 本公司文件的種類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。

3．5 任職資格。

3．5．1 文化程度。具有中專及以上學歷或同等文化程度。

3．5．2 工作經歷。具有大專3年（本科2年、研究生1年）及以上本專業(yè)實際工作經歷。

3．5．3 專業(yè)技術資格。具有初級及以上專業(yè)技術職稱。

3．5．4 身體條件。身體健康，沒有妨礙本崗位工作的疾病。